전자서명 자동화, 계약서 요청부터 보관까지 한 번에 끝내기

계약서를 출력하고 날인하고 다시 스캔하는 과정은 통째로 없앨 수 있다. 요청부터 보관까지 이어지는 흐름을 정리한다.

 

계약 한 건을 맺는 데 드는 시간은 대부분 서명 자체가 아니라 그 앞뒤에 있다. 출력하고, 도장을 찍고, 스캔해서 보내고, 상대가 같은 과정을 반복하고, 원본을 어디에 뒀는지 찾는다.

 

전자서명을 쓰면 이 단계가 사라진다. 이 글은 법적 근거와 요청 절차, 보관 자동화를 정리한다. 

 

 

 화면에서 서명하는 모습

 

 

시간이 어디서 새는가

 

핵심 요약 │ 서명보다 주고받는 과정이 더 오래 걸린다.

 

 

종이 계약의 흐름을 따라가 보면 단계가 많다. 문서 작성, 출력, 날인, 스캔, 메일 발송, 상대 확인, 재발송, 보관이다. 상대가 외부에 있으면 하루가 넘어가고, 수정 사항이 생기면 처음부터 다시 돈다.

 

전자서명은 이 과정을 세 단계로 줄인다. 문서를 올리고, 서명 위치를 지정해 요청을 보내고, 상대가 서명하면 끝난다. 완료된 문서는 양쪽에 동시에 전달된다.

 

 

법적 효력의 근거

 

핵심 요약 │ 전자적 형태라는 이유로 효력이 부인되지 않는다.

 

 

가장 많이 받는 질문이 효력이다. 근거 법령은 두 가지로 정리된다.

 

전자서명법 제3조는 전자서명이 전자적 형태라는 이유만으로 서명이나 날인으로서의 효력이 부인되지 않으며, 법령이나 당사자 간 약정에 따라 전자서명을 선택한 경우 그 전자서명이 서명으로서의 효력을 가진다고 규정한다.

 

전자문서 및 전자거래 기본법 제4조는 전자문서가 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정하고, 내용을 열람할 수 있고 저장된 때의 형태로 보존되어 있으면 서면으로 본다고 정한다.

 

2020년 전자서명법 개정으로 공인인증서 독점 체계도 폐지됐다. 그 결과 문자 인증이나 이메일 인증 같은 다양한 수단을 쓸 수 있게 됐다.

 

 

서명 요청 보내기

 

핵심 요약 │ 문서를 올리고 서명 자리를 지정하면 끝난다.

 

 

절차는 서비스마다 크게 다르지 않다. 계약서 PDF를 올리고, 상대가 서명할 위치와 날짜를 넣을 칸을 지정한 뒤, 이메일이나 메신저로 요청을 보낸다. 상대는 링크를 열어 본인 확인을 거치고 그 자리에서 서명이나 도장을 만들어 날인한다.

 

진행 순서 │ 문서 업로드 → 서명 위치 지정 → 요청 발송 → 서명 → 완료 문서 수신

 

여러 명이 서명해야 하는 문서라면 순서를 정할 수 있다. 담당자가 먼저 서명하고 대표가 마지막에 서명하는 식이다. 상대가 열어 보지 않으면 알림이 다시 가도록 설정해 두는 기능도 대부분 제공한다.

 

참고로 종이 계약에서 하던 간인과 계인은 전자서명에서는 필요하지 않다. 여러 장이 하나의 문서임을 확인하려고 했던 관행인데, 전자문서는 파일 자체가 하나로 관리되기 때문이다.

 

계약 전 상담 일정부터 잡아야 한다면 예약 링크를 먼저 걸어 두면 문의부터 체결까지 한 줄로 이어진다.

 

 

서명 위치를 지정하는 화면 

 

 

본인 확인 수단 고르기

 

핵심 요약 │ 계약 금액과 성격에 맞춰 단계를 올린다.

 

효력을 뒷받침하는 또 하나는 서명한 사람이 본인이라는 확인이다. 기본은 요청을 받은 이메일이나 휴대폰 번호 인증이다. 여기에 접근 암호, 휴대폰 본인인증, 법인 인증서 같은 단계를 더할 수 있다.

 

모든 문서에 최고 단계를 걸 필요는 없다. 사내 동의서나 서약서는 기본 인증으로 충분하고, 금액이 크거나 분쟁 소지가 있는 계약은 본인인증을 더하는 식으로 나눈다. 단계를 올릴수록 상대가 번거로워진다는 점도 고려한다.

 

 

감사 추적 기록

 

핵심 요약 │ 누가 언제 어떻게 서명했는지가 함께 남는다.

 

 

전자서명의 실질적인 강점이 여기 있다. 서비스들은 서명 과정을 기록한 문서를 완료본과 함께 발급한다. 요청자와 요청 시점, 열람 시각, 서명 시각, 접속 기록 같은 내용이 담긴다.

 

종이 계약에서는 도장이 찍힌 사실만 남지만, 전자서명에서는 과정 전체가 남는다. 나중에 본인이 한 계약이 아니라는 주장이 나왔을 때 확인할 자료가 된다.

 

이 기록 문서는 완료본과 함께 보관한다. 계약서만 저장하고 기록을 버리면 절반만 남기는 셈이다.

 

 

보관과 검색 자동화

 

핵심 요약 │ 체결 즉시 폴더와 목록에 들어가게 만든다.

 

 

서비스 안에도 보관 기능이 있지만, 회사 자료를 한곳에 모으려면 별도 저장이 필요하다. 체결이 끝나면 완료본과 기록 문서를 드라이브의 계약 폴더로 보내고, 시트에 한 줄을 남기는 흐름을 만든다.

 

종이로 받은 문서를 함께 모아 두려면 스캔해서 같은 폴더에 넣는 방식을 함께 쓴다.

 

자동화 도구를 쓰면 이 부분이 손을 떠난다. 서명 완료를 조건으로 잡고, 파일을 드라이브에 저장한 뒤 시트에 계약명과 상대방, 체결일, 만료일, 링크를 기록하도록 구성한다.

 

만료일을 기록해 두는 것이 특히 쓸모 있다. 만료 한 달 전에 알림이 가도록 걸어 두면 갱신 시점을 놓치지 않는다. 계약 관리에서 가장 흔한 사고가 갱신을 모르고 지나가는 일이다.

 

 

계약 목록 관리 시트

 

 

전자로 하기 어려운 문서

 

핵심 요약 │ 법령이 서면이나 공증을 요구하는 문서는 예외다.

 

 

모든 문서가 되는 것은 아니다. 전자문서법도 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 않는 경우는 서면으로 보지 않는다고 단서를 두고 있다.

 

공증이 필요한 문서, 등기 관련 서류, 특정 법령이 서면 교부를 못 박은 문서가 여기 해당한다. 중요한 계약이라면 해당 분야 법령을 확인하거나 법률 전문가에게 물어보는 편이 안전하다. 이 글은 일반적인 기준을 정리한 것이고 개별 계약의 적법성 판단을 대신하지는 않는다.

 

상대방이 전자서명을 꺼리는 경우도 있다. 거래처가 종이 원본을 요구한다면 전자로 체결한 뒤 출력본을 별도로 교부하는 방식으로 조율할 수 있다.

 

 

보관된 계약 문서 폴더 

 

 

마치는 글과 실행 순서

 

정리하다 보니 기준이 하나 생겼다. 전자서명의 값어치는 서명을 빠르게 하는 데 있지 않고 기록이 자동으로 남는 데 있다. 찾는 시간이 줄고 다툴 일이 줄어든다. 결제 전에 확인할 순서는 이렇다.

 

• 자주 쓰는 문서 한 종류를 골라 서식을 PDF로 정리해 둔다.
• 무료 범위에서 한 건을 체결해 보고 완료본과 기록 문서를 확인한다.
• 드라이브 폴더와 계약 목록 시트를 만들어 보관 흐름을 붙인다.

 

서비스를 고를 때는 기능보다 상대방이 쓰기 쉬운지를 먼저 본다. 내가 편해도 상대가 막히면 결국 종이로 돌아간다.

 

 

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어떤 문서를 전자서명으로 바꾸셨는지 댓글로 알려 주세요. 업종마다 자주 쓰는 문서가 달라서 사례가 쌓이면 서로 도움이 됩니다. 

 

 

검증 출처

• 모두싸인 – 전자계약 법적 효력 안내
• 모두싸인 – 효력 근거와 본인 확인 수단
• 모두싸인 – 전자문서법 개정 내용
• 모두싸인 – 요청부터 보관까지 서비스 구성
• 한컴싸인 – 전자서명법과 전자문서법 조문
• 싸인오케이 – 간인·계인과 시점 확인
• 다우오피스 – 전자계약의 법적 근거 정리
• Pactery – 전자서명 서비스 비교와 절차
• Apple 지원 – 문서 스캔과 서명 추가
• 위키백과 – 전자서명 인증 등급 개념

 

 

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