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문서를 PDF로 바꾸는 일과 여러 PDF를 하나로 합치는 일은 다르다. 설치 없이 되는 범위가 어디까지인지 정리한다.
계약서를 PDF로 보내 달라고 하거나, 영수증 여러 장을 한 파일로 묶어 제출해야 할 때가 있다. 이럴 때 검색하면 변환 사이트부터 나오는데, 회사 문서를 모르는 서버에 올리는 건 피하는 편이 좋다.
이 글은 윈도우와 맥에 들어 있는 기본 기능으로 어디까지 되는지, 안 되는 부분은 어떻게 처리할지 정리한다.
하나로 묶인 PDF 문서
변환과 병합은 다른 일이다
핵심 요약 │ 변환은 양쪽 다 되고, 병합은 운영체제마다 다르다.
먼저 두 작업을 구분해야 한다. 변환은 워드나 이미지 같은 파일을 PDF 형식으로 바꾸는 일이다. 병합은 이미 PDF인 파일 여러 개를 한 파일로 합치는 일이다.
변환은 윈도우와 맥 모두 기본 기능으로 된다. 병합은 사정이 다르다. 맥은 파인더에서 몇 번의 클릭으로 끝나지만, 윈도우는 기본 기능만으로는 되지 않는다. 이 차이를 모르고 방법을 찾다 보면 결국 설치 유도 사이트로 흘러간다.
윈도우에서 PDF로 변환하기
핵심 요약 │ 인쇄 창에서 프린터만 바꾸면 된다.
윈도우 10과 11에는 가상 프린터가 들어 있다. 인쇄 가능한 파일이라면 무엇이든 PDF로 저장할 수 있다. 파일을 열고 Ctrl과 P를 누른 뒤, 프린터 목록에서 Microsoft Print to PDF를 고르고 인쇄를 누른다. 그러면 저장 위치와 파일 이름을 묻는다.
빠른 실행 │ Ctrl + P → 프린터를 Microsoft Print to PDF로 선택
이미지 여러 장을 한 파일로 만들고 싶다면 방법이 있다. 탐색기에서 이미지를 모두 선택하고 우클릭해 인쇄를 고른 뒤 같은 프린터를 지정한다. 한 번의 인쇄 작업으로 처리돼 여러 페이지가 한 PDF에 담긴다. 다만 이 방식은 이미지에만 통하고 문서 파일에는 적용되지 않는다.
워드나 엑셀은 더 간단하다. 파일 메뉴의 다른 이름으로 저장에서 파일 형식을 PDF로 고르면 된다. 인쇄를 거치는 것보다 글자 선택이나 목차가 더 잘 유지된다.
프린터 목록에 안 보일 때
핵심 요약 │ 기능이 꺼져 있을 뿐 설치할 필요는 없다.
목록에 해당 프린터가 없다면 윈도우 기능이 꺼진 상태다. 제어판의 프로그램에서 Windows 기능 켜기/끄기를 열고 목록에서 해당 항목에 체크한 뒤 확인을 누른다.
그래도 보이지 않으면 설정의 프린터 및 스캐너에서 직접 추가한다. 원하는 프린터가 목록에 없다는 항목을 고르고, 수동 설정으로 추가하면서 포트를 파일로 인쇄로 지정한 다음 제조업체에서 Microsoft를 선택하면 된다. 어느 경우든 내려받을 것은 없다.
인쇄 창의 프린터 선택
윈도우 병합은 기본 기능이 없다
핵심 요약 │ 인쇄 기능은 파일을 합치지 못한다.
여기서 솔직하게 짚는다. Microsoft Print to PDF는 여러 파일을 하나로 합치지 못한다. 인쇄 작업마다 별도 파일이 만들어지기 때문이다. 이미 있는 PDF를 다시 인쇄해 봐야 내용이 평평해질 뿐 합쳐지지 않는다.
현실적인 대안은 두 가지다. 워드에 각 PDF 내용을 넣어 하나로 만든 뒤 PDF로 저장하는 방법이 있는데, 표나 서식이 틀어질 수 있어 간단한 문서에만 쓸 만하다. 다른 하나는 별도 프로그램을 쓰는 것이다. 회사 PC라면 설치 정책을 먼저 확인한다.
온라인 병합 사이트는 마지막 선택지로 둔다. 계약서나 신분증이 들어간 문서라면 올리지 않는 편이 맞다. 어느 서버에 얼마나 남는지 알 수 없다.
맥은 파인더에서 바로 된다
핵심 요약 │ 파일을 고르고 우클릭 한 번이면 끝난다.
맥은 이 작업이 운영체제에 들어 있다. 애플 안내에 따르면 합칠 파일을 선택하고 Control 키와 함께 클릭한 뒤 빠른 동작에서 PDF 생성을 고르면 된다. 첫 번째 파일 이름과 비슷한 이름으로 새 파일이 만들어진다.
설정 경로 │ 파일 선택 → Control 클릭 → 빠른 동작 → PDF 생성
중요한 점이 하나 있다. 선택한 순서대로 PDF에 담긴다. 원하는 순서가 있다면 Command 키를 누른 채 그 순서대로 클릭한다. 파인더 창 오른쪽 미리보기 패널 아래의 버튼으로도 같은 작업이 가능하다.
이미지와 문서를 섞어도 된다. 사진 몇 장과 워드 파일을 함께 골라 한 PDF로 묶을 수 있다.
맥 미리보기로 페이지 손보기
핵심 요약 │ 원본을 남기려면 복제부터 해 둔다.
순서를 바꾸거나 특정 페이지만 빼야 한다면 미리보기 앱을 쓴다. PDF를 열고 보기 메뉴에서 축소판을 켜면 왼쪽에 페이지 목록이 나온다. 여기서 페이지를 끌어 순서를 바꾸고, 다른 PDF의 축소판을 이쪽으로 끌어오면 페이지가 합쳐진다.
특정 페이지만 꺼내려면 축소판에서 페이지를 선택해 바탕화면으로 끌면 개별 파일로 저장된다.
주의할 부분이 있다. 미리보기에서 한 변경은 자동으로 저장된다. 원본을 그대로 두고 싶다면 작업 전에 파일 메뉴의 복제를 눌러 사본부터 만든다. 모르고 작업하면 원본이 이미 바뀌어 있다.
축소판으로 페이지 정리
반복 작업으로 만들기
핵심 요약 │ 매달 같은 작업이라면 순서를 고정해 둔다.
매달 영수증을 묶거나 보고서를 PDF로 바꾸는 일이라면 절차를 정해 두는 편이 빠르다. 파일 이름을 먼저 정리해 순서를 맞춰 두고, 그다음 병합하는 순서다. 이름이 뒤섞여 있으면 순서를 매번 손으로 맞춰야 한다.
맥에서는 단축어 앱으로 이 절차를 묶을 수 있다. 윈도우에서는 변환까지만 자동화하고 병합은 직접 하는 쪽이 현실적이다. 정해진 시각에 폴더를 열어 주는 정도는 작업 스케줄러로 예약해 둘 수 있다.
월별로 정리된 PDF 폴더
마치는 글과 실행 순서
찾아보면서 가장 의외였던 건 윈도우에 병합 기능이 없다는 점이었다. 당연히 있을 거라 생각하고 메뉴를 뒤지다 시간을 쓰기 쉽다. 먼저 처리해 둘 일부터 적어 본다.
- 자주 쓰는 변환부터 인쇄 창에서 한 번 해 본다.
- 맥이라면 파일 세 개를 골라 빠른 동작으로 묶어 본다.
- 윈도우에서 병합이 꼭 필요하다면 설치 정책을 먼저 확인한다.
민감한 문서는 온라인 도구에 올리지 않는다는 기준만 세워 두어도 선택이 단순해진다.
변환된 PDF 파일 확인
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- 파일 이름 한 번에 바꾸기, 윈도우와 맥 기본 기능으로 끝내기
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- 무엇을 자동화할지 고르는 기준: 반복 횟수와 시간으로 계산하기
- 중요 파일 자동 백업 이중화, 동기화만 믿으면 안 되는 이유
- 영수증과 서류 스캔 자동 정리, 찍는 순간 폴더까지 끝내기
어떤 문서를 자주 묶으시는지 댓글로 알려 주세요. 업무마다 필요한 순서가 달라서 사례가 쌓이면 서로 도움이 됩니다.
검증 출처
- Apple 지원 – 여러 파일을 PDF로 결합하기
- Apple 지원 – Finder 빠른 동작 수행하기
- Apple 커뮤니티 – 선택 순서와 병합 결과
- Microsoft Q&A – Print to PDF 활성화 방법
- Microsoft Q&A – Print to PDF 자동화의 한계
- Microsoft 커뮤니티 – 프린터 수동 추가 절차
- Castle Ink – Print to PDF가 못 하는 일
- Wondershare – Print to PDF 사용 절차
- Wondershare – 윈도우 PDF 인쇄 기능 활성화
- EaseUS – 오피스 문서 PDF 저장 방법
- Dropbox – 미리보기 병합 절차
- iGeeksBlog – 파인더와 미리보기 병합 비교
- 미라랑 – 미리보기 페이지 편집과 추출
- 오클라호마대학교 IT – 윈도우와 맥 PDF 인쇄 비교
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